Astuces pour utiliser Outlook

Vous avez installé Outlook, mais vous ne le maîtrisez pas encore très bien ? L’équipe Beyond Words a trouvé pour vous trois astuces.

-        Créer un modèle d’email sur Outlook pour gagner du temps

Comme sur Gmail, vous pouvez utiliser les modèles d’email sur Outlook. Ainsi, vous gagnerez du temps si vous devez envoyer souvent des emails similaires. Créez un nouvel email, cliquez sur Fichier puis Enregistrer sous, et choisissez le type « Modèle Outlook (*.oft) ». Pour utiliser un modèle d’email, ouvrez directement un fichier *.oft enregistré ou cliquez sur « Nouveaux éléments », « Autres éléments », « Choisir un formulaire », puis « Modèles dans le fichier système ».

 

-        Créer une réponse automatique (absence du bureau, vacances…)

Dans certains cas, nous ne sommes pas joignables. Déconnecter pendant ses vacances, c’est important. Pour prévenir vos collègues ou vos contacts que vous ne pouvez pas accéder à vos emails, vous pouvez créer une réponse automatique.

Vous devez d’abord créer un modèle Outlook qui sera la réponse envoyée automatiquement. Ensuite, créez une règle avec le paramètre en démarrant à partir d’une règle vierge (appliquer la règle aux messages que je reçois »). Choisissez « où j’apparais dans la zone A » comme déclencheur et « répondre en utilisant un modèle spécifique ». Vous n’avez plus qu’à sélectionner votre modèle et le tour est joué. Vous pouvez aussi spécifier des dates précises lors de la première étape.

Pensez à désactiver la règle à votre retour ;)

 
-        Utiliser une signature sur Outlook

Pour signer vos emails, c’est facile. Il suffit de cliquer sur Fichier, puis Options et Courrier. Le bouton « Signatures » permet de créer une nouvelle signature et gérer l’ensemble des signatures crées.

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